Fotoğraf: Max Vakhtbovych / Pexels

Ofis taşıma teklifi için hangi bilgiler gerekir?

Ofis taşıma teklifi isterken yalnızca eski ve yeni adresi, metrekareyi veya çalışan sayısını paylaşmak çoğu zaman yeterli değildir. Taşınacak mobilya ve ekipmanların kapsamı, iki binadaki kat ve erişim koşulları, taşınmanın hangi zaman aralığında planlandığı, özel dikkat gerektiren cihazlar, arşiv ve dosya miktarı ile yeni ofisteki hedef yerleşim birlikte aktarılmalıdır.

En kullanışlı teklif özeti şu altı grupta hazırlanabilir: adres ve bina erişimi, ofis büyüklüğü ve kullanım yapısı, eşya-ekipman envanteri, BT ve hassas cihazlar, zaman kısıtları, yeni ofis yerleşim planı. Böylece “20 kişilik ofis taşıması” gibi yoruma açık bir tarif yerine operasyonu etkileyen gerçek değişkenler görünür hale gelir. Tanem Nakliyat için fiyat da sabit bir tablo üzerinden değil, taşınma ayrıntıları değerlendirildikten sonra netleştirilir.

Bilgi grubuPaylaşılacak temel veriNeden önemlidir?Adres ve binaKat, asansör, giriş, araç yaklaşımıİki adresteki erişim planını görünür kılar.Ofis yapısıOda/bölüm sayısı ve çalışma düzeniTaşınacak alanın yalnız metrekareyle tarif edilmesini önler.EnvanterMasa, sandalye, dolap, cihaz ve koli gruplarıTaşınacak kapsamı somutlaştırır.BT ekipmanıBilgisayar, monitör, ağ ekipmanı ve özel cihazlarAyrı hazırlık ve sorumluluk gerektirebilecek parçaları gösterir.ZamanTercih edilen gün/saat ve bina kısıtlarıOperasyonun hangi zaman penceresinde planlanacağını açıklar.Yeni yerleşimBölüm, oda veya masa gruplarının hedef konumuYeni adreste eşyanın nereye bırakılacağını netleştirir.

Eski ve yeni adresin bina erişimi nasıl paylaşılmalı?

Ofis taşımasında eski ve yeni adres ayrı erişim kartları gibi hazırlanmalıdır. Bir binada yük asansörü veya geniş giriş bulunması, diğer binada da aynı koşulların olduğu anlamına gelmez. Kat, bina girişi, merdiven, bina asansörü, güvenlik noktası, yükleme alanı ve aracın yaklaşabileceği bölüm ayrı ayrı not edilmelidir.

• Eski ofis: Açık adres, kat, bina girişi, asansör durumu ve araç yaklaşım alanı.
• Yeni ofis: Açık adres, kat, teslim girişinin yeri, asansör ve koridor bilgileri.
• Site/plaza prosedürü: Güvenliğe bildirim, araç girişi veya taşınma saati için yönetim kuralı var mı?
• Yükleme alanı: Binada ayrılmış yükleme alanı varsa nasıl erişildiği.
• Kritik geçişler: Dar koridor, keskin dönüş, turnike, ikinci kapı veya basamak gibi belirgin noktalar.

Kesin bilmediğiniz bir erişim bilgisini varsaymak yerine “plaza yönetiminden doğrulanacak” şeklinde not etmek daha doğrudur. Özellikle yönetim kuralları bina bazında değişebileceği için başka bir iş merkezindeki uygulamayı kendi ofisiniz için geçerli kabul etmeyin.

Ofis büyüklüğü yalnız çalışan sayısıyla mı anlatılmalı?

Hayır. Çalışan sayısı faydalı bir bağlam sağlar ancak taşınacak eşya miktarını tek başına göstermez. Aynı sayıda çalışanı olan iki ofisten biri açık ofis düzeninde az dolaba sahipken diğeri çok sayıda arşiv dolabı, toplantı odası ve teknik ekipman barındırabilir.

1. Çalışan veya aktif çalışma istasyonu sayısını belirtin.
2. Açık ofis, özel oda, toplantı odası, resepsiyon, depo ve arşiv gibi bölümleri ayrı yazın.
3. Her bölümdeki ana mobilya gruplarını yaklaşık sayıyla belirtin.
4. Depo veya arşiv gibi eşya yoğunluğu yüksek alanları ayrıca işaretleyin.
5. Taşınmayacak veya yeni ofiste yenilenecek mobilyaları ana listeden çıkarın.

Genel örnek: “15 kişilik ofis” yerine “12 çalışma masası, 15 sandalye, iki toplantı masası, dört arşiv dolabı, resepsiyon bankosu ve yaklaşık 25 koli dosya” şeklindeki özet, teklif değerlendirmesi için daha fazla bilgi verir. Bu örnek herhangi bir Tanem Nakliyat müşterisine ait değildir.

Mobilya ve ekipman envanteri nasıl hazırlanır?

Ofis envanteri, teklif talebinin en önemli parçalarından biridir. En pratik yöntem, eşyaları mobilya, elektronik/BT, arşiv-dosya, mutfak-sosyal alan ve özel ekipman şeklinde gruplamaktır. Her parçayı ayrıntılı seri numarasıyla yazmak gerekmese de büyük, ağır veya standart dışı eşyalar ayrı belirtilmelidir.

GrupÖrnek içerikPaylaşılması faydalı ek bilgiMobilyaMasa, sandalye, dolap, raf, toplantı masasıYaklaşık adet ve büyük parçaların ölçüsüBT/elektronikBilgisayar, monitör, yazıcı, ağ ekipmanıAdet, mevcut kutu durumu ve sorumlu ekipArşivDosya, klasör, kutu, arşiv dolabıKoli tahmini ve bölüm etiketiSosyal alanKüçük mutfak cihazları, masa ve dolaplarTaşınacak/taşınmayacak ayrımıÖzel ekipmanSunucu, test cihazı, büyük ekran veya özel makineModel, ölçü, fotoğraf ve teknik sorumluluk bilgisi

Mobilyaların sökülebileceğini veya firmanın her parçayı söküp yeniden kuracağını varsaymayın. Sökme-kurma hizmetinin kapsamı doğrulanmadan teklif talebinde “şu mobilyaların demonte durumu ayrıca değerlendirilecek” şeklinde belirtmek daha güvenlidir.

Bilgisayar ve BT ekipmanları için hangi bilgiler verilmeli?

Bilgisayar, monitör, ağ cihazı ve benzeri BT ekipmanları ofis taşınmasında ayrı bir grup olarak ele alınmalıdır. Hangi cihazların taşınacağı, hangi ekip tarafından kapatılıp hazırlanacağı ve yeni adreste kimin kurulum sorumluluğunu üstleneceği baştan netleştirilmelidir.

• Çalışma istasyonları: Masaüstü bilgisayar, monitör ve çevre birimi adetleri.
• Dizüstü cihazlar: Firma tarafından mı taşınacak, çalışanlar mı yanında tutacak?
• Yazıcı ve çok işlevli cihazlar: Büyük veya ağır modeller ayrıca belirtilmeli.
• Ağ ekipmanları: Switch, modem, firewall, kabinet veya rack gibi parçalar varsa sorumlu BT ekibi belirlenmeli.
• Sunucu/özel cihaz: Teknik kapatma, yedekleme, bağlantı sökme ve yeniden devreye alma sorumluluğu ayrı netleştirilmeli.

BT cihazlarının kapatılması, veri yedekleme veya yeniden devreye alma gibi teknik işlemler nakliyat hizmetinin otomatik parçası olarak varsayılmamalıdır. Kritik sistemlerde teknik hazırlık, kurumun yetkili BT personeli veya ilgili üretici/servis talimatları doğrultusunda planlanmalıdır.

Arşiv, dosya ve belgeler teklif için nasıl tanımlanmalı?

Arşiv ve belgeler, özellikle çok sayıda klasör bulunan ofislerde yalnız “dosyalar da taşınacak” şeklinde bırakılmamalıdır. Yaklaşık koli sayısı, bölüm bazlı etiketleme ihtiyacı ve erişimi kısıtlı belgelerin ayrımı önceden planlanmalıdır.

1. Arşiv dolabı ve raf sayısını yaklaşık olarak belirtin.
2. Dosyaların kullanıcı tarafından mı, hizmet kapsamında mı paketleneceğini sorun.
3. Bölüm veya departman bazlı etiketleme sistemi oluşturun.
4. Gizli veya erişimi sınırlı belgeleri genel koli grubundan ayırın.
5. Yeni ofiste arşivin hangi oda veya bölüme gideceğini önceden belirleyin.

Genel örnek: “Muhasebe arşivi – 18 koli – yeni ofiste Arşiv Odası A” ve “İK belgeleri – kurum içi yetkili tarafından ayrı taşınacak” gibi bir ayrım, hassas belge gruplarını genel dosya kolilerinden ayırabilir. Bu yalnız organizasyon örneğidir; belirli bir hizmet veya gizlilik prosedürü iddiası değildir.

Zaman planı ve iş kesintisi beklentisi nasıl anlatılmalı?

Ofis taşımasında zaman bilgisi yalnız taşınma tarihinden ibaret değildir. Ofisin ne zamana kadar çalışacağı, hangi saatten sonra ekipmanların taşınmaya hazır olacağı, yeni binaya hangi zaman aralığında giriş yapılabildiği ve kritik bölümlerin ne zaman erişilebilir olması gerektiği ayrı ayrı paylaşılabilir.

• Tercih edilen taşınma günü veya tarih aralığı
• Eski ofiste operasyonun sona ereceği yaklaşık zaman
• Plaza/site yönetiminin taşınmaya izin verdiği saatler
• Yeni ofise giriş yapılabilecek zaman aralığı
• Öncelikli olarak erişilebilir olması gereken bölüm veya ekipman grubu
• İş sürekliliği için kurum içinde ayrıca planlanan BT veya operasyon adımları

Tanem Nakliyat'ın hafta sonu, gece veya belirli saatlerde hizmet verdiği bu içerikte garanti edilmemektedir. Zaman penceresi talep olarak paylaşılmalı ve uygunluk teklif görüşmesinde doğrulanmalıdır.

Yeni ofis yerleşim planı neden paylaşılmalı?

Yeni ofiste eşyanın yalnız binaya ulaşması değil, doğru bölüm veya odaya yönlendirilmesi de planın parçasıdır. Basit bir yerleşim krokisi veya oda kodu sistemi, masa, dolap ve kolilerin sonradan tekrar taşınmasını azaltabilir.

Etiket/kodYeni ofiste hedefTaşınacak grupA1Satış bölümüMasa ve sandalye grubuA2Toplantı odasıToplantı masası ve ekipmanB1Arşiv odasıNumaralı dosya kolileriC1BT alanıYetkili ekip tarafından tanımlanan cihaz grubu

Bu kod sistemi yalnız genel bir örnektir. Küçük bir ofiste oda isimleri yeterli olabilir; çok bölümlü bir iş yerinde ise renk, kod veya departman bazlı etiketleme daha anlaşılır olabilir. Önemli olan aynı sistemin mobilya, koli ve yeni adres planında tutarlı kullanılmasıdır.

Özel eşyalar ve operasyonu etkileyebilecek noktalar nasıl bildirilmeli?

Standart masa, sandalye ve koli gruplarından farklı olan eşyalar teklif aşamasında ayrıca belirtilmelidir. Büyük ekran, cam bölümlü mobilya, ağır cihaz, kasa, özel üretim masa, sanat eseri veya teknik ekipman gibi parçalar ölçü ve fotoğrafla tanımlanabilir.

• Eşyanın adı ve yaklaşık adedi
• Mümkünse gerçek en, boy ve derinlik ölçüsü
• Genel ve yan açı fotoğrafı
• Bulunduğu kat ve oda
• Sökülüp sökülemeyeceği biliniyorsa doğrulanmış bilgi
• Üretici veya teknik servis tarafından özel taşıma talimatı varsa ilgili bilgi

Ağır veya özel bir parçanın hangi yöntemle taşınacağı kullanıcı tarafından tahmin edilmemelidir. Doğru yaklaşım, özellikleri eksiksiz paylaşmak ve uygun taşıma yönteminin gerçek saha koşullarıyla birlikte değerlendirilmesini sağlamaktır.

Ofis taşıma teklif mesajı nasıl hazırlanabilir?

İlk teklif mesajını uzun bir açıklama yerine başlıklandırılmış kısa bir operasyon özeti şeklinde hazırlamak daha kullanışlıdır. Böylece eksik bilgi daha kolay fark edilir ve karşılıklı soru trafiği azalabilir.

1. Taşınma yönü: Eski ofis → yeni ofis.
2. Kat ve erişim: İki adres için ayrı bina/asansör/giriş bilgisi.
3. Ofis yapısı: Çalışma istasyonu ve bölüm sayısı.
4. Mobilya: Masa, sandalye, dolap ve büyük parçaların yaklaşık adedi.
5. BT/elektronik: Bilgisayar, monitör, yazıcı ve özel cihaz grupları.
6. Arşiv: Yaklaşık koli/dolap miktarı ve özel belge ayrımı.
7. Zaman: Tercih edilen tarih ve bina yönetimi kısıtları.
8. Yeni yerleşim: Oda/bölüm kodu veya basit yerleşim planı.
9. Ekler: Bina erişimi ve standart dışı eşya fotoğrafları.

Genel örnek mesaj: “Eski ofis Şişli'de 4. katta, yeni ofis Ümraniye'de 2. katta. Yaklaşık 14 çalışma istasyonu, üç dolap, bir toplantı masası, 14 bilgisayar/monitör seti ve yaklaşık 30 koli arşiv taşınacak. İki binanın giriş ve asansör fotoğrafları ekte. BT cihazlarını kurum içi ekip kapatıp etiketleyecek. Taşınma için cuma akşamı tercihimiz var ancak bina yönetimlerinin saat onayını bekliyoruz.” Bu, gerçek bir müşteri vakası değil; bilgilerin nasıl düzenlenebileceğini gösteren genel örnektir.

Teklif istemeden önce kısa kontrol listesi

Teklif talebini göndermeden önce aşağıdaki maddeleri kontrol edin. Hedef, taşınacak kapsamın, iki binadaki erişimin ve zaman beklentisinin yanlış varsayıma yer bırakmayacak kadar anlaşılır olmasıdır.

• Eski ve yeni adres, kat ve bina erişim bilgileri ayrı yazıldı mı?
• Taşınacak masa, sandalye, dolap ve büyük mobilyalar listelendi mi?
• Bilgisayar, monitör ve özel BT ekipmanları ayrı grup olarak belirtildi mi?
• Arşiv ve dosya miktarı yaklaşık olarak tanımlandı mı?
• Taşınmayacak eşyalar ana envanterden çıkarıldı mı?
• Plaza/site yönetiminin zaman ve giriş kuralları doğrulandı mı?
• Standart dışı eşya ve cihazlar fotoğraf/ölçüyle belirtildi mi?
• Yeni ofis için oda veya bölüm bazlı yerleşim planı hazır mı?
• Sökme-kurma, paketleme ve teknik bağlantı gibi işlemlerin kapsamı ayrıca soruldu mu?

Tanem Nakliyat'ın ofis taşıma hizmeti sayfasını inceleyerek ilgili ticari hizmet bağlamına ulaşabilirsiniz. Hazırladığınız envanter ve erişim bilgilerini paylaşmak için iletişim sayfasını kullanabilir veya 0537 540 90 29 üzerinden telefon/WhatsApp ile iletişime geçebilirsiniz.

Ofis taşıma teklifi hakkında sık sorulan sorular

Ofis taşıma teklifi için çalışan sayısını vermek yeterli midir?

Hayır. Çalışan sayısı yalnız bir bağlam sağlar. Mobilya, BT ekipmanı, arşiv, özel cihaz, bina erişimi ve yeni yerleşim bilgileri gerçek taşınma kapsamını daha doğru gösterir.

Ofisteki her eşyanın ölçüsünü almak gerekir mi?

Standart masa ve sandalyelerin tamamı için ayrıntılı ölçü gerekmeyebilir. Büyük, ağır, özel üretim veya geçişi belirsiz mobilya ve cihazların gerçek ölçülerini paylaşmak daha faydalıdır.

Bilgisayarların sökülmesini nakliyat firması yapar mı?

Bu, hizmet kapsamı doğrulanmadan varsayılmamalıdır. Cihaz kapatma, veri yedekleme, kablo sökme ve yeniden kurulum sorumlulukları teklif öncesinde ayrı ayrı netleştirilmelidir.

Ofis taşıması için hafta sonu veya akşam talep edilebilir mi?

Tercih edilen zaman aralığı teklif talebinde belirtilebilir ancak hizmet uygunluğu ve bina yönetimi izinleri ayrıca doğrulanmalıdır. Tanem Nakliyat için belirli gün veya saatlerde kesin hizmet garantisi bu içerikte verilmemektedir.

Yeni ofisin yerleşim planı teklif aşamasında gerekli midir?

Kesin mobilya planı her zaman hazır olmayabilir ancak oda veya departman bazlı basit bir hedef yerleşim, eşyanın yeni adreste doğru bölümlere yönlendirilmesini kolaylaştırabilir.

Ofis taşıma fiyatı hangi bilgilere göre netleşir?

Sabit bir rakam veya tek değişkenli formül vermek doğru değildir. Eşya ve ekipman kapsamı, iki adresin erişimi, zaman planı, paketleme veya diğer operasyon ihtiyaçları birlikte değerlendirilir. Tanem Nakliyat'ta kesin fiyat detaylar sonrasında belirlenir.

İlgili içerikler

• ofis taşıma hizmeti
• iletişim sayfası